Déclaration de confidentialité des intérimaires de Trace


Cette déclaration de confidentialité a pour but de vous informer de la manière dont Trace traite leurs données à caractère personnel.
Trace accorde la plus grande importance à la vie privée des intérimaires. Elle n‘utilise les données à caractère personnel des travailleurs intérimaires que pour les objectifs décrits dans cette déclaration de confidentialité et prend à cet égard des mesures techniques et organisationnelles appropriées permettant à Trace d'opérer dans le cadre de la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel.

1. Que sont les données à caractère personnel?

Le Règlement Général sur la Protection des Données définit une donnée à caractère personnel comme suit :

<< Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée comme identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment à l‘aide d‘un identifiant, tel qu‘un nom, un numéro d‘identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou d‘un ou plusieurs éléments caractéristiques de l‘identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique >>.

Si cette Déclaration de confidentialité renvoie à des données à caractère personnel, il est fait référence à cette définition du Règlement.

Aucune catégorie particulière de données à caractère personnel ne sera traitée. Par traitement de catégories particulières de données à caractère personnel, on entend :

<< Traitement de données à caractère personnel d‘où il ressort la race ou l‘origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l‘appartenance à un syndicat, et traitement de données génétiques, de données biométriques en vue de l‘identification unique d‘une personne, ou de données relatives à la santé ou de données relatives au comportement sexuel ou à l‘orientation sexuelle d'une personne. >>

Quelles données à caractère personnel sont traitées, à quelles fins Trace traite-t-elle ces données à caractère personnel et sur quelle base juridique?

a. Préalablement à l‘exécution du contrat de travail intérimaire, l‘intérimaire/le client/l‘utilisateur doit fournir à Trace les données à caractère personnel nécessaires et présenter les documents nécessaires à l‘exécution du contrat de travail intérimaire et à l‘application de la législation sociale, fiscale et du travail en vigueur. Trace considère à tous égards comme renseignements nécessaires :
  • nom de famille et prénom
  • date et lieu de naissance
  • copie de la carte d'identité
  • numéro de registre national
  • langue
  • sexe
  • adresse
  • numéro de compte bancaire
  • état civil
  • nom, date de naissance, nationalité et profession du conjoint
  • nombre de personnes (handicapées) à charge (enfants, conjoint(e), autres)
  • situation en matière de pension
  • fonction
  • rémunération
  • durée du travail
  • diplômes
  • expérience professionnelle
  • données employeur précédent
  • période de travail intérimaire
  • période de chômage antérieur
Cette énumération n‘est pas limitative.
Si l‘intérimaire/client-utilisateur refuse de fournir les données à caractère personnel nécessaires ou de présenter des documents, Trace se réserve le droit de suspendre l‘exécution du contrat de travail intérimaire. À chaque modification de ces données à caractère personnel, l‘intérimaire/le client-utilisateur en informe Trace spontanément et sans délai.
b. Trace conserve également dans le dossier de l‘intérimaire les données à caractère personnel dont la conservation est imposée par la loi comme :
  • les contrats de travail intérimaire et les annexes
  • les comptes individuels et leurs annexes
  • les contrats d‘occupation d‘étudiants
  • les contrats d‘occupation de travailleurs à domicile
  • la convention d'exécution de travail temporaire
  • les conventions d‘immersion professionnelle
  • horaire des intérimaires à temps partiel et leurs documents de dérogation
  • horaires flottants avec mention des prestations de travail effectuées par jour ; en cas d‘intérimaire à temps partiel avec un horaire fixe, mention aussi du début et de la fin de la journée de travail et des pauses
  • déclarations Dimona
c. Trace conserve en outre dans le dossier de l‘intérimaire les données à caractère personnel nécessaires pour l‘octroi d‘avantages supplémentaires et l‘imposition de sanctions à l‘intérimaire dans le cadre de la compétence de contrôle de Trace découlant du contrat de travail intérimaire :
  • contrats de travail intérimaire et annexes
  • mises en demeure, avertissements, suspensions, notifications de fin de contrat de travail intérimaire
  • absences quel que soit le motif
  • C4, attestation d‘emploi, attestations de vacances, fiche fiscale 281.10
d. Trace conserve également dans le dossier de l‘intérimaire des données à caractère personnel destinées à protéger les intérêts légitimes de Trace tels que la surveillance de la sécurité et de la santé des travailleurs intérimaires, le contrôle du processus de production, la protection des intérêts économiques, commerciaux et financiers confidentiels de l‘employeur, la protection des propriétés de l‘employeur.
Le traitement des données à caractère personnel qui découlent de contrôles susmentionnés est réglé dans des directives et/ou politiques distinctes et porté à la connaissance de l‘intérimaire par des documents distincts.
e. Il se peut que Trace doive traiter vos données à caractère personnel à des fins de profilage et de prise de décisions sur la base d‘un profil, en ce compris l‘analyse des données, notamment pour la sélection de profil en réponse à une demande de mise à l‘emploi

Le profilage est toute forme de traitement automatisé des données à caractère personnel consistant à utiliser des données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire les prestations professionnelles, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne
Si Trace utilise vos données à caractère personnel pour les objectifs susmentionnés, Trace vous garantit que vous ne ferez pas l‘objet d‘une décision uniquement basée sur le profilage et qui produit des effets juridiques à votre égard ou ayant un impact significatif et similaire sur vous.
Trace assure dès lors toujours une intervention humaine considérable et garantit que le profilage ne produira pas d‘effets juridiques à votre égard ou ayant un impact considérable et similaire sur vous.

Dans les autres cas, nous garantissons qu‘une telle décision :
  • est nécessaire pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat entre vous et nous
  • est basée sur votre autorisation expresse ; ou
  • est légalement autorisée.
Dans les deux premiers cas, vous avez toujours le droit de demander l‘intervention d‘un de nos collaborateurs, de communiquer votre point de vue et de contester la décision.
Dans les trois cas, vous êtes toujours informé(e) du fait que vous faites l‘objet d‘une telle décision, ainsi que de la logique derrière une telle décision, de ce que cela signifie et des conséquences attendues. >>

f. Il est possible que Trace demande, à des fins publicitaires par exemple, de prendre une photo/image pour la publier sur le site Web/les réseaux sociaux... Dans ce dernier cas, l‘autorisation de l‘intérimaire sera toujours demandée et ce, tant pour la prise de la photo/image que pour sa publication.

3. Avec quels tiers vos données à caractère personnel sont-elles partagées et pourquoi?

a. En interne:
Trace tient à ce qu‘aucune personne non autorisée ne puisse prendre connaissance du dossier de l‘intérimaire et des données à caractère personnel qui y sont stockées, et prend à cet effet toutes les mesures de sécurité internes et externes nécessaires. Sont habilités à prendre connaissance du dossier de l‘intérimaire et des données à caractère personnel qui y sont stockées : le(s) collaborateur(s) RH responsable(s), la direction et uniquement dans la mesure où cela relève de leurs tâches : les membres du management, du département finance, marketing et personnel administratif.
b. En externe :Les données à caractère personnel des travailleurs intérimaires artistes sont fournies au secrétariat social de Trace, CLB (Zoning Industriel Kolmen 1085 à 3570 Alken) qui traite ces données à caractère personnel au profit de Trace dans le but de signaler l‘entrée en service et la sortie de service de l‘intérimaire auprès de l‘ONSS, d‘effectuer l‘administration du personnel et des salaires de Trace, d‘établir et de transmettre les documents sociaux, le paiement des salaires, etc.
Trace fournit également les données à caractère personnel aux organismes de sécurité sociale dans la mesure nécessaire pour préserver les droits de l'intérimaire vis- à-vis des organismes de sécurité sociale : INAMI, mutualités, ONEM, caisses des vacances annuelles, Service fédéral des Pensions, VDAB, assurance accidents du travail ... ou si Trace y est légalement obligée.
Les prestataires de services suivants de Trace/des intérimaires peuvent éventuellement avoir connaissance et procéder au traitement des données à caractère personnel en vue de l‘exécution de leur mission : comptables, experts-comptables, avocats, compagnies d‘assurances, organismes bancaires, fournisseurs IT, consultants externes, organisations syndicales ...
Votre dossier du personnel peut également être transmis au cabinet d‘audit pour l‘exécution d‘un audit dans le cadre de l‘obtention/du maintien du label de qualité de la fédération professionnelle.

Dans de rares cas, il peut arriver que nous devions divulguer vos données à caractère personnel à la suite d'un ordre judiciaire ou pour satisfaire à d'autres dispositions légales ou réglementaires impératives.
Trace fait exclusivement appel aux prestataires de services qui offrent des garanties suffisantes en matière d'application de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour que le traitement réponde à la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel.
Si ces prestataires de services agissent comme sous-traitants, Trace garantit que les contrats de traitement nécessaires soient conclus à cet effet et nous mettons tout en aeuvre pour sécuriser suffisamment vos données à caractère personnel.

Vos données à caractère personnel ne seront ni vendues, ni louées, ni distribuées, ni mises à disposition de manière commerciale à des tiers, sauf comme décrit ci-dessus ou avec votre autorisation préalable.

4. Combien de temps ces données à caractère personnel seront-elles conservées par Trace?

Les données à caractère personnel des candidats-intérimaires sont conservées jusqu‘à 5 ans après le dernier contact qualitatif. Après l'expiration du délai, vous serez à nouveau contacté(e) et il vous sera demandé de donner votre consentement pour être maintenu(e) dans la base de données et être contacté(e) à propos des fonctions disponibles.
Est considéré comme un contact qualitatif, tout contact avec le candidat pour franchir une nouvelle étape dans l‘accompagnement vers l‘emploi (entretien, tests, conditions...). Si un candidat-intérimaire n‘a pas été embauché, qu‘il n‘y a pas eu de contact qualitatif prouvé et qu‘il n‘a pas déclaré à nouveau être ouvert à l‘accompagnement vers l‘emploi, les données doivent en principe être supprimées 5 ans après la première inscription.

Les données à caractère personnel des intérimaires qui ont effectivement travaillé chez nous sont conservées 5 ans après la conclusion du dernier contrat. Après l'expiration du délai de 5 ans, vous serez à nouveau contacté(e) et il vous sera demandé de donner votre consentement pour être maintenu(e) dans la base de données et être contacté(e) en vue d'être engagé(e) pour certaines fonctions.

Vos données à caractère personnel sont en tout cas conservées conformément à la législation spécifique, ainsi qu‘aux délais de prescription qui nous contraignent à conserver plus longtemps vos données à caractère personnel, p. ex. pour nous défendre contre une action en justice.

5. Trace a-t-elle l‘intention d‘envoyer les données à caractère personnel en dehors de l‘Europe?

Non.

6. Droits du travailleur intérimaire concernant le traitement de ses données à caractère personnel

a. Le travailleur intérimaire a droit à la consultation et à la copie de ses données à caractère personnel dans la mesure où l‘exercice de ce droit ne porte pas atteinte aux droits et libertés d‘autrui.
b. L‘intérimaire a le droit de faire corriger toutes les données à caractère personnel inexactes qui le concernent.
c. Tout travailleur intérimaire a le droit d‘obtenir la suppression de toutes les données à caractère personnel le concernant qui sont incomplètes ou non pertinentes, ou dont l‘enregistrement, la communication ou la conservation sont interdits, ou qui ont été conservées après l‘expiration de la durée autorisée. Si les données à caractère personnel sont rendues publiques, Trace prend toutes les mesures techniques raisonnables pour effacer les liens vers ces données à caractère personnel ou une copie de celles-ci sans être tenue à un résultat.
d. Tout intérimaire peut demander à Trace de limiter le traitement des données à caractère personnel et, par conséquent, de ne pas traiter les données à caractère personnel, mais de les conserver :
  • en cas de contestation de l‘exactitude des données à caractère personnel par l‘intérimaire pour la période nécessaire à Trace pour vérifier l‘exactitude des données à caractère personnel.
  • en cas de traitement illicite par Trace
  • si Trace n‘a plus besoin des données à caractère personnel, mais que l‘intérimaire en a besoin pour la constatation, l‘exercice ou la défense de droits en justice.
La demande de limitation du traitement n'empêche pas Trace d'utiliser les données à caractère personnel pour la constatation, l‘exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale. L‘intérimaire sera informé de cette intention.
e. L‘intérimaire a le droit de recevoir les données à caractère personnel qu‘il a fournies à Trace dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. L‘intérimaire peut également demander à Trace de transférer directement les données à caractère personnel à un autre employeur, si c‘est techniquement possible. Le droit à la portabilité des données à caractère personnel ne peut être satisfait si cela porte atteinte aux droits et libertés de tiers.

7. Qui contacter en cas de questions?

Trace dont le siège social est établi à 6000 Charleroi, Boulevard Général Michel 1E et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0479.885.526 est le responsable du traitement des données à caractère personnel. Trace déclare qu‘en tant que responsable du traitement, elle respecte la législation belge en matière de protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données à partir de son entrée en vigueur.
L‘intérimaire peut adresser toute question relative à cette déclaration de confidentialité ou demande d‘exercice de ses droits au DPO de Trace : Fabrice Henrioul
Par e-mail à : rgpd@tracegroup.be
Par courrier ordinaire à : Boulevard Général Michel 1E à 6000 Charleroi

Trace informe l‘intérimaire le plus rapidement possible et, dans tous les cas, dans le mois suivant la réception de la demande, de la suite donnée par Trace à la demande :
  • acceptation de la demande
  • impossibilité de faire suite à la demande de l‘intérimaire dans un délai d‘un mois
  • en raison de la complexité de la demande
  • refus de la demande et possibilité de déposer plainte auprès de l‘autorité de contrôle ou d‘introduire un recours devant le tribunal
  • nécessité d‘informations complémentaires en cas de doute quant à l‘identité du demandeur. Les demandes sont en principe recueillies gratuitement par Trace, sauf si la demande de l‘intérimaire est manifestement non fondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif. Dans ce cas, Trace peut facturer une indemnité administrative raisonnable ou refuser la demande.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission belge de la Protection de la Vie privée : Commission de la Protection de la Vie privée, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail : commission@privacycommission.be.

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